Fractionnez vos grands projets

Nous sommes tous de très piètres estimateurs. Tous, nous pensons pouvoir deviner combien de temps ceci ou cela prendra alors que nous n’en avons aucune idée. Nous imaginons toujours le scénario où tout va comme sur des roulettes, celui où absolument rien ne nous retarde, bref, celui qui n’a rien à voir avec la réalité.

Voilà pourquoi les estimations qui s’étendent sur des semaines, des mois ou des années sont hautement fantaisistes. La vérité est que vous ne pouvez pas savoir ce qui se passera aussi longtemps à l’avance. Combien de fois êtes-vous dit qu’une course à l’épicerie ne prendrait que quelques minutes pour finir par constater qu’elle a nécessité une heure ? Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez mis une journée entière à nettoyer le grenier au lieu des deux ou trois heures prévues ? Parfois, c’est le contraire : vous pensez que ranger le garage exigera 4 heures, et 35 minutes plus tard, vous avez terminé. Nous, les humains, n’avons vraiment aucun talent pour les estimations.
Même pour les tâches les plus simples, la réalité divise ou multiplie souvent par deux le temps estimé. Si nos estimations sont imprécises pour des tâches de quelques minutes ou de quelques heures, comment pouvons nous prétendre estimer la durée d’un projet de « six mois » ? D’autant plus que nous ne nous trompons pas légèrement, mais de beaucoup. À tel point que dans les faits, ce projet de « six mois » risque de durer non pas sept mois, mais un an !

La vérité est que vous ne pouvez pas savoir ce qui se passera aussi longtemps à l’avance.

Voilà pourquoi le Big Dig20 de Boston a été terminé avec cinq ans de retard et plusieurs milliards de dollars de dépassement, et l’aéroport international de Denver, avec deux ans et quatre mois de retard et deux milliards de dollars de dépassement.
La solution ? Diviser le grand projet en tâches et en sous-tâches. Plus la tâche est petite, moins sa durée est difficile à estimer. Vous vous tromperez encore, mais moins que si vous essayez d’estimer le projet dans son ensemble. Si une tâche prend deux fois plus de temps que prévu, il est moins dommageable qu’il s’agisse d’un petit projet avec deux semaines de retard que d’un projet plus ambitieux avec deux mois de retard. Divisez le temps en périodes plus courtes. Fractionnez votre projet de 12 semaines en 12 projets d’une semaine. Au lieu de jouer aux devinettes en estimant qu’une tâche prendra 30 heures ou plus, divisez-la en sous-tâches plus réalistes de 6 à 10 heures, et procédez étape par étape.

Diviser le grand projet en tâches et en sous-tâches. Plus la tâche est petite, moins sa durée est difficile à estimer.

Les listes interminables ne sont jamais terminées Raccourcissez vos listes de tâches. Les listes à n’en plus finir tombent dans l’oubli. Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous êtes venu à bout d’une longue liste de tâches ? Peut-être en avez-vous terminé quelques-unes,
Mais vous avez probablement renoncé à vous acquitter des autres (quitte à les cocher même si elles n’étaient pas faites dans les règles de l’art).

Les listes interminables ne sont jamais terminées Raccourcissez vos listes de tâches.

Les listes sans fin engendrent de la culpabilité. Plus la liste de ce qui est en suspens est longue, plus vous vous en voulez. Vient le moment où vous arrêtez carrément de la regarder parce qu’elle vous met trop mal à l’aise. Ensuite, vous stressez, et le tout finit par un énorme gâchis.
Il existe une meilleure solution : divisez votre longue liste en une série de petites listes. Si votre longue liste comporte 100 éléments, faites-en 10 listes de 10 éléments. Ainsi, chaque fois que vous cocherez une tâche, vous aurez accompli 10 % des tâches listées plutôt que 1 %. Bien sûr, il vous restera toujours autant de travail à faire, mais vous pourrez en tirer satisfaction et motivation, ce qui est nettement mieux que de déprimer devant une liste longue comme le bras.

Les listes sans fin engendrent de la culpabilité. Plus la liste de ce qui est en suspens est longue, plus vous vous en voulez. Vient le moment où vous arrêtez carrément de la regarder parce qu’elle vous met trop mal à l’aise. Ensuite, vous stressez, et le tout finit par un énorme gâchis.

Autant que possible, divisez les problèmes en éléments de plus en plus petits jusqu’à ce que vous puissiez les traiter en entier et rapidement. Le simple fait d’organiser vos tâches ainsi peut avoir un formidable effet sur votre productivité et votre état d’esprit.
Dernière suggestion : ne classez pas vos priorités avec des numéros ou des étiquettes. Quand on utilise « priorité numéro un, numéro deux, numéro trois, etc. » ou « haute priorité, basse priorité », on se retrouve presque toujours avec des tonnes de tâches hautement prioritaires, ce qui ne donne strictement rien.

Autant que possible, divisez les problèmes en éléments de plus en plus petits jusqu’à ce que vous puissiez les traiter en entier et rapidement. Le simple fait d’organiser vos tâches ainsi peut avoir un formidable effet sur votre productivité et votre état d’esprit.

Il est plus efficace d’établir vos priorités visuellement : placez en haut de la liste la tâche la plus importante. Cela fait, trouvez la deuxième, puis la troisième, etc. Ainsi, vous n’aurez qu’une tâche importante à faire à la fois, et c’est bien assez.

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