Les réunions sont toxiques

Les réunions sont les pires interruptions qui soient pour les raisons suivantes :

Elles portent généralement sur des mots et des concepts, et non sur du concret.

Elles ne véhiculent habituellement qu’une quantité infinitésimale d’information par minute.

Elles perdent très vite leur objectif de vue.

Elles exigent une préparation approfondie que la plupart des gens ne trouvent pas le temps de faire.
Leur ordre du jour est souvent si vague que personne ne peut dire exactement ce qu’elles visent.

Elles incluent souvent au moins un imbécile qui fait immanquablement perdre du temps aux autres avec des bêtises.

Elles se reproduisent à toute vitesse : une réunion en entraîne une autre qui en entraîne une autre, etc.

Autre problème : on programme généralement les réunions comme des émissions de télé. On leur réserve 30 minutes ou une heure parce que c’est ainsi que fonctionnent les logiciels de gestion du temps. Personne ne planifie une réunion de sept minutes sur Outlook ; dommage, car s’il ne faut que sept minutes pour atteindre le but de la réunion, vous ne devriez pas y passer une minute de plus. Tâchez de ne pas étirer ces 7 minutes jusqu’à 30.

À la réflexion, le vrai coût des réunions est stupéfiant. Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d’une heure, vous venez d’organiser une réunion de 10 heures. Vous échangez 10 heures de productivité contre une heure en réunion. Et il s’agit plutôt de 15 heures que de 10, parce qu’arrêter ce qu’on est en train de faire, se déplacer pour assister à une réunion, en revenir, puis se replonger dans ce qu’on faisait prend aussi un temps qu’il faut multiplier par 10.

Troquer de 10 à 15 heures de productivité contre une heure de réunion peut-il être justifié ? Parfois, peut-être. Mais c’est payer le prix fort. Du strict point de vue des coûts, les réunions de cette ampleur deviennent vite un luxe inabordable. Pensez au temps perdu en réunions et demandez-vous ce que vous en retirez. Le jeu en vaut-il la chandelle ?

Si vous devez absolument vous réunir, essayez d’optimiser la productivité de votre réunion en observant quelques règles simples :
Réglez une minuterie ; lorsqu’elle sonne, la réunion se termine,
Point final.
1. Invitez le moins de gens possible.
2. Préparez un ordre du jour très clair.
3. Commencez par un problème précis.
4. Rencontrez-vous à l’endroit où le problème se pose plutôt que dans une salle de réunion. Expliquez-le concrètement et proposez des changements concrets.
5. Trouvez une solution avant la fin de la réunion et désignez la personne chargée de l’appliquer.

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